ഒരു മീറ്റിങിന്റെ അവശ്യ ഘടകമാണ് മീറ്റിങ് മിനിറ്റ്‌സ്. പ്രധാനമായും നിര്‍വഹണങ്ങളുടെ ചുമതല ആര്, എപ്പോള്‍, എങ്ങനെ എന്നതാണ് അതില്‍ പ്രതിഫലിക്കേണ്ടത്. മീറ്റിങില്‍ എന്ത് നടന്നു എന്നതിന്റെയും അടുത്ത മീറ്റിങിനിടയില്‍ പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍ എന്ത് ആസൂത്രണം ചെയ്തു എന്നതിന്റെയും ഔദ്യോഗിക രേഖയാണ് മീറ്റിങ് മിനിറ്റ്‌സ്. അജണ്ട, പങ്കെടുത്തവരുടെ വിവരങ്ങള്‍, പദ്ധതി കലണ്ടര്‍/കാലാവധി, പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും ചുമതലകളും, ചര്‍ച്ചയിലെ പ്രധാന പോയിന്റുകള്‍, തീരുമാനങ്ങള്‍, ഭാവി ആസൂത്രണങ്ങള്‍, സപ്പോര്‍ട്ടിങ് ഡോക്യുമെന്റ്‌സ് എന്നിവ പ്രധാനമാണ് ഒരു മിനിറ്റ്‌സ് തയാറാക്കുമ്പോള്‍. മീറ്റിങിന് മുമ്പേ മിനിറ്റ്‌സ് തയാറാക്കാനുള്ള കരുതല്‍ വേണം. അജണ്ടകളും വിഷയങ്ങളും മുന്‍കൂര്‍ ധാരണയാവുകയും ചര്‍ച്ചയുടെ മുന്‍ഗണനകള്‍ നിശ്ചയിക്കുകയും ചുമതലകള്‍ നല്‍കേണ്ടതിന്റെ കരടും സമയ ക്രമത്തെ കുറിച്ചുള്ള കൃത്യമായ പട്ടികയും ഉണ്ടാകുന്നത് ഒരു മീറ്റിങ് സുഗമമാക്കുമെന്നത് പോലെ മീറ്റിങ് മിനിറ്റ്‌സ് തയാറാക്കുന്നതിനും എളുപ്പമാകും. മിനിറ്റ്‌സ് എഴുതുക എന്നല്ല, തയാറാക്കുക എന്നാണ് പറയുക.,മീറ്റിങിന് മുമ്പ്, മീറ്റിങില്‍, മീറ്റിങിന് ശേഷം എന്നിങ്ങനെ ഈ തയാറെടുപ്പുകള്‍ ക്രമീകരിക്കുകയും മുന്‍കൂര്‍ ആസൂത്രണങ്ങള്‍ ഉണ്ടാകുകയും വേണം. മീറ്റിങിനെ അങ്ങനെ തന്നെ പകര്‍ത്തി വെക്കാം. തീരുമാനങ്ങള്‍ കുറഞ്ഞ വാക്കുകളില്‍ ടെംപ്‌ലേറ്റ്‌സ് രൂപത്തില്‍ കുറിച്ചിടുന്നത് കേവല ഔപചാരിക രേഖയാകും. എന്നാല്‍ ചര്‍ച്ചയും അതിന്മേല്‍ നടന്ന സംവാദവും അവ ഉയര്‍ത്തിയ വ്യക്തികളും പശ്ചാത്തല വിവരങ്ങളോടെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് ചരിത്ര പരമാകും. മാത്രമല്ല ഇത് അംഗങ്ങളില്‍ ഗൗരവ സ്വഭാവം വരുത്തും. ഒരംഗത്തിന് മീറ്റിങില്‍ നല്‍കുന്ന അംഗീകാരവും പരിഗണനയും കൂടിയാകും ഈ രേഖ. ഡയറി വായന പോലെ മിനിറ്റ്‌സ് വായന സംഘടനാ വിദ്യാഭ്യാസത്തിന്റെയും സാംസ്‌കാരിക കൈമാറ്റത്തിന്റെയും പ്രധാന ഉപായവും മാര്‍ഗവുമായി മാറുന്നു. നന്നായി ആശയ സംഭാവന അര്‍പ്പിക്കുന്ന ആളുകളുടെ സാന്നിധ്യവും ചര്‍ച്ചയിലെ പങ്കാളിത്തവുമാണ് ഒരു മീറ്റിങിനെ ഫലപ്രദമാക്കുന്നത് എന്നത് പോലെ തന്നെ അതിന്റെ നിര്‍വഹണവും കൈമാറ്റവും പിന്തുടര്‍ച്ചയും തുടര്‍ ചലനവും ആശ്രയിക്കുക മിനിറ്റ്‌സ് രേഖയെ ചുറ്റിപ്പറ്റിയാണ്. നിയമ സാധുതയും ഈ രേഖക്കുണ്ട്. അജണ്ടയും സമയവും എഴുതി തയാറാക്കി അംഗങ്ങള്‍ക്കിടയില്‍ നേരത്തേ വിതരണം ചെയ്യുന്നത് ചര്‍ച്ചകളുടെ കാര്യക്ഷമത വര്‍ധിക്കാനും അവ ക്രോഡീകരിക്കാനും എളുപ്പമാകും. ഇത് മീറ്റിങിനിടയില്‍ മിനിറ്റ്‌സ് തയാറാക്കാന്‍ വേണ്ടി വരുന്ന സമയ പ്രശ്‌നത്തെ ലഘൂകരിക്കും. മുന്‍കൂര്‍ ആസൂത്രണം ഇല്ലാത്ത മീറ്റിങുകളുടെ മിനിറ്റ്‌സുകള്‍, പിരിയുന്നതിന് മുമ്പ് വായിച്ച് കേള്‍ക്കുന്നതിനോ ഏല്‍പ്പിക്കപ്പെട്ട ചുമതലകള്‍ ഓര്‍മപ്പെടുത്തുന്നതിനോ ഉറപ്പിക്കുന്നതിനോ കഴിയാതെ വരും. ഇത് എത്ര ചര്‍ച്ചയും തീരുമാനങ്ങളും നടന്നാല്‍ കൂടി ഇഫക്ടീവ് മീറ്റിങ് എന്ന തലം നഷ്ടപ്പെടുത്തും എന്ന് മാത്രമല്ല, മീറ്റിങ് ഇഫക്ടുകള്‍ കൂടി ഇല്ലാതാക്കുന്നു. കാല/സമയ ക്രമം അനുസരിച്ചോ ചര്‍ച്ച ചെയ്ത ഓര്‍ഡര്‍ അനുസരിച്ചോ തന്നെ രേഖപ്പെടുത്തണം എന്നില്ല. നിര്‍വഹണത്തിന് ആക്കം കൂട്ടുകയും വേഗം മനസിലാകുകയും ചെയ്യുന്ന രീതിയില്‍ യുക്തി സഹമായ രേഖപ്പെടുത്തലാണ് അഭികാമ്യം. chronological രീതിയെക്കാള്‍ logic ന് ആണ് മുന്‍തൂക്കം നല്‍കേണ്ടത് എന്നര്‍ഥം. ഇത് ഒരു പരിധിവരെ ആഫ്റ്റര്‍ മീറ്റിങ് ടാസ്‌ക് ആണ്. ഇങ്ങനെ ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ ചാര്‍ട്ടുകള്‍ പൊതുവായും, ചുമതലപ്പെടുത്തപ്പെട്ടവര്‍ക്ക് പ്രത്യേകമായും അയച്ചു നല്‍കുക എന്നത് മീറ്റിങ് മിനിറ്റ്‌സിന്റെ ഭാഗമാണ്. ഈ കൈമാറ്റം തല്‍ക്ഷണം നടക്കുമ്പോള്‍ മാത്രമാണ് കൂടുതല്‍ ഫലം നേടാനാകുക. അംഗങ്ങളെ കൂടുതല്‍ അക്കൗണ്ടബ്ള്‍ ആക്കുന്നു എന്നതിന് പുറമെ പിന്തുടര്‍ച്ചക്കും വിലയിരുത്തലിനും ഏറെ ഉപകാരപ്രദമാണ് ഇത്തരം ‘മളലേൃ ാലലശേിഴ യശ േരശൃരൗഹമശേീി’. മീറ്റിങ് സ്വഭാവവും സ്ഥലവും, തിയ്യതിയും സമയവും ഓരോ മിനിറ്റ്‌സിലും പ്രധാനമാണ്. മീറ്റിങിന്റെ പ്രധാന അജണ്ടകള്‍, പങ്കെടുത്തവരുടെ വിവരങ്ങള്‍ എന്നിവയും നിര്‍ബന്ധം. ഓരോ അജണ്ടയുടെയും ചര്‍ച്ച, തീരുമാനം, ചുമതല, നിര്‍വഹണ രീതി, കാലാവധി എന്നിവ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തണം. എടുത്ത തീരുമാനങ്ങള്‍ പിന്നെയും തീരുമാനിക്കാതിരിക്കുന്നതിനും പിന്തുടര്‍ച്ചക്ക് ക്വോട്ട് ചെയ്യാനുള്ള എളുപ്പത്തിനും ചരിത്ര പരമായ പ്രാധാന്യം കണക്കിലെടുത്തും ഓരോ തീരുമാനത്തിനും ഒരു യുനീക് നമ്പര്‍ നല്‍കുന്നത് പ്രൊഫഷനലിസത്തിന്റെ ഭാഗമാണ്. ഈ നമ്പറിനെ വര്‍ഷം, മീറ്റിങ് നമ്പര്‍, വിഭാഗം, പ്രാധാന്യം, പദ്ധതി എന്നിവയെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന ചുരുക്ക അക്ഷരങ്ങളും അക്കങ്ങളും നല്‍കി സ്റ്റാന്‍ഡൈസ് ചെയ്യാം. ചര്‍ച്ചകളും ധാരണകളും തീരുമാനങ്ങളും ആശയങ്ങളും തമ്മില്‍ ആശയക്കുഴപ്പം വരാത്ത രീതിയില്‍ വ്യക്തതയോടെ രേഖപ്പെടുത്തണം. ഔപചാരികമായും അല്ലാതെയും പ്രത്യേകമായും അടിയന്തരമായും കൂടുന്ന മീറ്റിങുകള്‍ക്കും വേണം മിനിറ്റ്‌സ്. തീരുമാനങ്ങള്‍ക്ക് താഴെ എല്ലാ അംഗങ്ങളും ഒപ്പ് വെക്കുന്ന രീതിയോ, പങ്കെടുത്തവരെ പ്രത്യേക ഭാഗത്ത് പട്ടികപ്പെടുത്തി നേരത്തെ ഒപ്പുവെക്കുന്നുവെങ്കില്‍ തീരുമാനങ്ങള്‍ക്ക് താഴെ അധ്യക്ഷന്‍ ഒപ്പ് വെക്കുന്ന രീതിയോ തുടരാം. അതിഥികളെയും ഉപരി ഘടക പ്രതിനിധികളെയും പദവിയോടൊപ്പം രേഖപ്പെടുത്തുകയും അംഗങ്ങളുടെ പേരുവിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടെ പ്രയോഗങ്ങളില്‍ നിലവാരവും പൂര്‍ണതയും പുലര്‍ത്തുകയും വേണം. ആര് എസ് സി സംഘടനാപോര്‍ട്ടലിലെ ങീാ മൊഡ്യൂള്‍ ഒരു തികഞ്ഞ മീറ്റിങ് മിനിറ്റ്‌സ് ലഭ്യമാക്കാന്‍ പര്യാപ്തമാണ്.
