സംഘടനയില്‍ മീറ്റിങുകള്‍ പ്രധാനമാണ്. ഇത് ഔപചാരികവും അല്ലാത്തതും ആകാം. കൂടലുകളുടെ നൈരന്തര്യമാണ് ഒരര്‍ഥത്തില്‍ സംഘടനയെ ചലിപ്പിക്കുന്നതും കൂട്ടായ്മയുടെ ആനന്ദം നല്‍കുന്നതും. വ്യവസ്ഥാപിത മുന്നേറ്റത്തിനും സമാന്തര-സ്വതന്ത്ര പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ക്കും വേണ്ടി സെന്റര്‍, സെന്‍ട്രം, ക്ലസ്റ്റര്‍, ഈബി, കൗണ്‍സില്‍ തുടങ്ങിയ തലങ്ങളിലാണ് കൃത്യമായ ഇടവേളകളില്‍ ഔദ്യോഗിക യോഗങ്ങള്‍ നടക്കുന്നത്.
എക്സിക്യൂട്ടീവ് സെക്രട്ടറിയാണ് ഓരോ ഘടകത്തിന്റെയും പൊതുവായ മീറ്റിങ് അറിയിപ്പുകള്‍ അംഗങ്ങളെ അറിയിക്കേണ്ടത്. സംഘടന വിഭാവനം ചെയ്യുന്ന സംഗമങ്ങളാകുന്നുവെന്ന് പിന്തുടരുകയും അതിനായി പരിശീലനം നല്‍കലും സംഘടനാ ക്ലസ്റ്ററിന്റെ ചുമതലയാണ്.
കൂട്ടായ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളിലെ ആസ്വാദനം, പദ്ധതികളുടെയും പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളുടെയും ആസൂത്രണം, പ്രവര്‍ത്തനം നടത്തിയതിന് ശേഷമുള്ള അവലോകനം എന്നിവ അതാത് മീറ്റിങുകളിലാണ് നടക്കുക. അതായത് ഒരു “കമ്മിറ്റി സംസ്‌കാരം’ രൂപപ്പെടുത്തുന്നത് മീറ്റിങുകളാണ്.
ഔപചാരികതകളെയാണ് ഉപചാരം കൊണ്ട് ഉദ്ദേശ്യം. പ്രാര്‍ഥന, സ്വാഗതം, ഉദ്ഘാടനം, അധ്യക്ഷന്‍, നന്ദി തുടങ്ങിയവയാണ് പ്രധാനമായും ഈ ഗണത്തില്‍ വരുന്നവ. ഇവ ഓരോന്നിനും ഓരോ ധര്‍മമുണ്ട്. സ്വാഗത പ്രഭാഷണം ആകെ മീറ്റിങിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും അജണ്ടയും ഉപചാരങ്ങളും ചുരുക്കിപ്പറയുന്നത് ആയിരിക്കണം.
മീറ്റിങിലെ ആദ്യ അജണ്ട അവലോകനത്തിന് നീക്കിവെക്കാവുന്നതാണ്. രണ്ട് യോഗങ്ങള്‍ക്കിടയിലെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍, തീരുമാനങ്ങള്‍ എന്നിവ കൃത്യമായ വിലയിരുത്തലുകള്‍ക്കും പരിഹാരചര്‍ച്ചകള്‍ക്കും വിധേയമാക്കണം.
സാധാരണഗതിയില്‍ ഉദ്ഘാടനം ഒഴിവാക്കാമെങ്കിലും പരിശീലനത്തിന്റെ ഭാഗമായി ഓരോ അംഗത്തിനും മാറിമാറി ദൗത്യം നല്‍കാവുന്നതാണ്. ഇത്, സമകാലിക വിഷയങ്ങളിലേക്ക് ശ്രദ്ധ ക്ഷണിച്ച് അംഗങ്ങളുടെ സാംസ്‌കാരിക-ബൗദ്ധിക ചിന്ത ഉള്‍ക്കൊള്ളുന്ന ഹ്രസ്വാവതരണമായാല്‍ ഉപകാരപ്പെടും.
അധ്യക്ഷന്റെ തുടക്കത്തിലെ ഇടപെടലാണ് ഉപക്രമം. അവസാനത്തേത് ഉപസംഹാരവും. ഉപക്രമം ലക്ഷണമൊത്തതും നടക്കാനിരിക്കുന്ന ചര്‍ച്ചകളില്‍ അംഗങ്ങള്‍ക്ക് പങ്കാളിയാകാന്‍ പ്രേരകമാകുന്നതും ആയിരിക്കണം. അവര്‍ക്കിടയിലെ സ്‌നേഹം, ഐക്യം, ഉത്തരവാദിത്വം എന്നിവ മുന്‍നിര്‍ത്തിയുള്ള ഉണര്‍ത്തുകളാകണം. സ്വാഗത പ്രസംഗവും അധ്യക്ഷ പ്രസംഗവും ഒരേ ഉള്ളടക്കമാവരുത്. ചര്‍ച്ചകള്‍ക്ക് നേതൃത്വം വഹിക്കേണ്ട വ്യക്തി എന്ന നിലയിലും തീരുമാനത്തിലേക്ക് അംഗങ്ങളെ നയിക്കേണ്ട ആള്‍ എന്ന നിലയിലുമുള്ള ആമുഖമാണ് അധ്യക്ഷന്‍ നടത്തേണ്ടത്. സ്വാഗതത്തില്‍ ചര്‍ച്ചക്കുള്ള തലക്കെട്ടുകള്‍ അവതരിപ്പിക്കുകയാണ് ചെയ്യുക.
ഉപക്രമങ്ങള്‍ എല്ലാം ഒരു മീറ്റിങില്‍ അവശ്യം വേണ്ടതാണെന്ന ധാരണ വേണ്ട. സന്ദര്‍ഭവും മീറ്റിങ് സ്വഭാവവും നോക്കി മുന്‍കൂട്ടി നിശ്ചയിച്ചാണ് അവ നിചപ്പെടുത്തേണ്ടത്. നന്ദി, കേവല ഉപചാരമാകാതെ നോക്കണം. എഴുന്നേറ്റ് നില്‍ക്കാനുള്ള അടിസ്ഥാന പരിശീലനം ആണെന്നതിനു പുറമെ യോഗത്തില്‍ കൈകൊണ്ട തീരുമാനങ്ങള്‍ വായിക്കുകയോ ശ്രദ്ധേയമായവ ഉണര്‍ത്തിയോ ആണ് നന്ദി പ്രകാശിപ്പിക്കേണ്ടത്.
ഉപചാര ഉപക്രമങ്ങളും അജണ്ടകളും ചര്‍ച്ചകളും തീരുമാനങ്ങളും ഒന്നൊഴിയാതെ ഡിജിറ്റല്‍ മിനുട്‌സില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി വെക്കണം. റെക്കോഡുകളുടെ ചുമതല ഫിനാൻസ് ക്ലസ്റ്ററിനാണ്. ഈ രേഖ ഔദ്യോഗിക ചരിത്രവും പ്രമാണവുമാണെന്ന ബോധ്യത്തില്‍ ചിട്ടയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ഔദ്യോഗിക അജണ്ടകള്‍ക്ക് പുറമെ അംഗങ്ങളുടെ ആശയ പ്രകാശനത്തിനും അറിവ് പങ്കുവെപ്പിനുമായി മീറ്റിങുകളില്‍ ഇടം ഉണ്ടാകണം ■
ഉപചാര ഉപക്രമങ്ങള്‍
Reading Time: < 1 minutes
